Πώς πρέπει να καταχωρούνται τα έγγραφα στην επιχείρηση;

Τι είναι η εγγραφή των εγγράφων και τι χρειάζεται ο οργανισμός; Ας απαντήσουμε σε αυτήν την ερώτηση με την σειρά: πρώτα - "τι", και έπειτα ήδη - "για ποιο".

Έτσι, η εν λόγω διαδικασία είναι η στερέωση κατά την παραλαβή ή τη δημιουργία ενός εγγράφου.

Κατά τη διάρκεια αυτής υπάρχει μια ειδικήευρετήριο απευθείας στο χαρτί που δημιουργήθηκε ή παραλήφθηκε από τον οργανισμό. Αλλά αυτό είναι μόνο η μισή διαδικασία. Το δεύτερο μέρος - η εισαγωγή των σχετικών πληροφοριών σχετικά με τον "νεοεισερχόμενο" σε ειδική φόρμα εγγραφής. Ο δείκτης συνήθως αποτελείται από πολλά μέρη. Πρώτον, είναι ένας αύξων αριθμός. Μπορεί να συμπληρωθεί με δείκτες ερμηνευτών, ονοματολογία περιπτώσεων, ταξινομητής παραληπτών και ούτω καθεξής. Τα εξαρτήματα μπορούν να διευθετηθούν σε διαφορετικές ακολουθίες. Ο πρώτος, για παράδειγμα, μπορεί να είναι ο αριθμός, τότε ο ονοματολογικός δείκτης, και ο ταξινομητής που χρησιμοποιείται μπορεί να επισημαίνονται στο τέλος. Αλλά η αντίστροφη ακολουθία είναι δυνατή. Παρεμπιπτόντως, η ανάθεση ειδικών αριθμών που περιέχουν και συνδυασμούς επιστολών χαρακτηρίζεται από την εγγραφή των συστατικών εγγράφων.

Πρέπει να ειπωθεί ότι στην επιχείρηση ή στην επιχείρηση πρέπει να διεξάγεται συνολική καταχώρηση των εγγράφων. Δηλαδή, πρέπει να καταγράφονται όλα τα επιχειρηματικά έγγραφα, τόσο εισερχόμενα όσο και εξερχόμενα.

Στη συνέχεια, πρέπει να σημειωθεί ότι η εγγραφή των εγγράφων του οργανισμού πρέπει να πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Μία φορά - κάθε εισερχόμενο ή δημιουργημένοη τεκμηρίωση καθορίζεται μόνο μία φορά. Αν μιλάμε για εσωτερικές εντολές, τότε από το τμήμα στο τμήμα ταξιδεύουν με τον αριθμό (δείκτη) που αποδίδεται στην αρχή. Αυτός ο κανόνας ισχύει εξίσου για την επίσημη αλληλογραφία και για τις παραγγελίες σοβαρών αφεντικών.
• Επικαιρότητα - εδώ σημαίνει αυτόη εγγραφή των τίτλων που λαμβάνονται από το εξωτερικό εκτελείται την ημέρα παραλαβής. Αν μιλάμε για εσωτερικές εντολές, οδηγίες ή οδηγίες, τότε μπορούν να καθοριστούν με την υπογραφή από τους υπεύθυνους υπαλλήλους (μέγιστο - την επόμενη μέρα).
• Διαχωρισμός - για κάθε τύπο επιχειρηματικών εγγράφων υπάρχει μια προσωπική εγγραφή (εισερχόμενες, εξερχόμενες, παραγγελίες, σημειώματα, πρακτικά της συνεδρίασης, παραγγελίες κ.ο.κ.).
• Ομοιομορφία - η λογιστική πραγματοποιείται πάντοτε σύμφωνα με τους ίδιους κανόνες. Σε αυτή την περίπτωση, το έντυπο εγγραφής δεν έχει σημασία.
• Πληρότητα του γεγονότος - κατά την εισαγωγή δεδομένων στη φόρμα εγγραφής, απαιτείται να εμφανίζονται οι μέγιστες πληροφορίες σε αυτήν. Ειδικά όσον αφορά το περιεχόμενο μιας συγκεκριμένης τεκμηρίωσης.

Επιπλέον, η δέσμευση όλων των τίτλων στην επιχείρηση πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός ενός έτους (ημερολογιακό έτος).

Και τώρα είναι καιρός να απαντήσετε στην ερώτηση: "για τι;" Η εγγραφή των εγγράφων που χρησιμοποιούνται σε οργανισμούς επιτρέπει την επίλυση μιας ποικιλίας εργασιών. Εξετάστε το πιο εντυπωσιακό παράδειγμα. Αν στο τέλος του ημερολογιακού έτους λάβουμε και αναλύσουμε τους σειριακούς αριθμούς, τότε μπορούμε να παρακολουθήσουμε την αύξηση της ροής εγγράφων. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να προκαλέσουν τις νομικές απαιτήσεις του γραμματέα να αυξήσει τον μισθό του (ως επιλογή, να αυξήσει τον αριθμό των γραμματειακών υπαλλήλων).