Λογιστικά έγγραφα

Όλες οι οικονομικές και χρηματοπιστωτικές πράξεις,που συμβαίνουν σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, αντικατοπτρίζονται σε υλικά αντικείμενα με ένα σταθερό πληροφορίες. Αυτό λογιστικά έγγραφα, χωρίς την οποία είναι αδύνατο να λογοδοτήσει κάθε δραστηριότητα. Είναι η κύρια σύνδεση στο σύστημα ελέγχου της νομιμότητας της συμπεριφοράς των εργασιών, η κυκλοφορία των εμπορευμάτων και των υλικών αγαθών, η ασφάλεια της περιουσίας, έτοιμα προϊόντα, ο κύκλος εργασιών μετρητά.

Η επικαιρότητα και η ορθότητα της σύνταξής τουςεπηρεάζει άμεσα τη συνολική ποιότητα της λογιστικής. Η κυκλοφορία εγγράφων στη λογιστική είναι η κίνηση των εγγράφων από την αρχή της σύνταξής τους μέχρι την πλήρη ολοκλήρωση της εκτέλεσης. Ρυθμίζεται από ειδικό χρονοδιάγραμμα για την κατάρτιση και τη μεταφορά εγγράφων και εξαρτάται από τον αριθμό των ετερογενών συναλλαγών που παράγονται κατά τη διαδικασία οικονομικής και χρηματοπιστωτικής δραστηριότητας. Όσο περισσότερα καταστήματα, οικόπεδα, είδη προϊόντων στην επιχείρηση, τόσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των διαφόρων εγγράφων που θα εμπλέκονται σε αυτό.

Υπάρχουν πολλά λογιστικά έγγραφαείδη: πρωτογενής (λογιστική), οικονομική, τακτοποίηση-νομισματική, οργανωτική-διοικητική, στατιστική. Τα έγγραφα με πληροφορίες που καταγράφονται σε αυτά εξασφαλίζουν τη συσσώρευσή τους, την ασφάλεια, τη δυνατότητα μετάδοσης, την επαναχρησιμοποιήσιμη χρήση. Εκτελούν τη λειτουργία της συνεχούς λογιστικής.

Τα πιο συνηθισμένα λογιστικά έγγραφα είναι:

- δηλώσεις, εισερχόμενες και εξερχόμενες παραγγελίες για την πληρωμή χρημάτων από το γραφείο του ταμείου,

- εντολές πληρωμής ·

- έλεγχοι επί εμπορευμάτων, τιμολόγια λογαριασμού και εισοδήματος,

- εξουσιοδότηση, σύμβαση,

- λογαριασμοί.

- πράξεις εργασίας και αποδοχή-μεταφορά αγαθών ·

- τεκμηρίωση για την έκδοση των υλικών αξιών,

- εντολές, εντολές, πράξεις ελέγχου, επεξηγηματικές σημειώσεις και σημειώσεις, πρακτικά συνεδριάσεων, επιστολές υπηρεσίας, πράξεις προμηθειών.

Όλα έχουν διαφορετική φύση. Με την υπογραφή των λογιστικών εγγράφων, κάθε εργαζόμενος αναλαμβάνει την ευθύνη για την ορθότητα του σχεδιασμού, τη σκοπιμότητα της λειτουργίας, την αξιοπιστία των πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται σε αυτά.

Τα λογιστικά έγγραφα μπορούν να χωριστούν σε 3 ομάδες:

- εισερχόμενα.

- εξερχόμενη.

- εσωτερικό.

Τα εισερχόμενα μηνύματα λαμβάνονται σε μία ροή εγγράφων καιεπεξεργασία από έναν ειδικό εργαζόμενο. Μετά την παραλαβή και επαλήθευση της ορθότητας της σύνταξης και της εγγραφής (παρουσία σφραγίδων και υπογραφών), ταξινομούνται σε μη καταγεγραμμένα και καταχωρημένα και αποστέλλονται στα αρμόδια τμήματα. Λογιστικά έγγραφα, κατά κανόνα, δεν είναι καταχωρημένα. Η λογιστική λαμβάνει επίσης πολλά δεδομένα από άλλες δομικές μονάδες.

Περαιτέρω επεξεργασία των φορέων πληροφοριώνέχει τις δικές της ιδιαιτερότητες. Τα παραληφθέντα έγγραφα μεταφέρονται στον εργαζόμενο, για τον οποίο ορίζεται ο σχετικός χώρος εργασίας (υλική ή οικονομική δραστηριότητα, υπολογισμός μισθοδοσίας και άλλοι).

Ο εργαζόμενος ελέγχει την πληρότητα και την ορθότητατην καταγραφή του πρωτογενούς εγγράφου, την ακρίβεια της πλήρωσης των στοιχείων, τη νομιμότητα της πράξης, τη λογική σύνδεση των δεικτών. Τα αποδεκτά έγγραφα ταξινομούνται συστηματικά κατά χρονολογική σειρά (κατά ημερομηνίες) και συντίθενται από σωρευτικές δηλώσεις (εντολές μνήμης) ή από λογιστικά μητρώα.

Η σειρά της μορφής των αρχείων των λογιστικών σωρευτικών εγγράφων ορίζεται στη λογιστική εντολή.

Η καταχώριση των οργανωτικών και διοικητικών πληροφοριών πραγματοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες σύνταξης επίσημων εγγράφων.

Ο έλεγχος και η αποστολή εξερχόμενων δεδομένων γίνεται στη γενική ροή μέσω του γραμματέα ή του γραφείου.

Κατά την αποστολή, ελέγξτε την ορθότητα του εγγράφου (διαθεσιμότητα ημερομηνίας, σφραγίδας, υπογραφής, όλων των σελίδων, ορθότητα του παραλήπτη).